به گزارش نرخ روز، برای درک بهتر تفاوت میان سرشماری سنتی و سرشماری ثبتی‌مبنا، می‌توان دو فروشگاه پارچه را مثال زد. در فروشگاه اول، نه پارچه‌های ورودی ثبت می‌شوند و نه میزان فروش آن‌ها. اما در فروشگاه دوم، برای هر پارچه واردشده، شناسه‌ای تعریف شده و متراژ و میزان فروش آن از طریق بارکدخوان ثبت می‌شود. اگر از این دو فروشگاه درباره موجودی هر نوع پارچه سؤال شود، فروشگاه اول باید طاقه‌های پارچه را جداگانه اندازه‌گیری کند که این کار چند روز یا حتی یک هفته زمان می‌برد تا موجودی اعلام شود. در مقابل، فروشگاه دوم می‌تواند ظرف چند دقیقه آمار دقیق موجودی خود را ارائه دهد. تفاوت سرشماری سنتی و ثبتی‌مبنا نیز دقیقاً مانند تفاوت این دو فروشگاه است. در روش سنتی، برای جمع‌آوری اطلاعات به تک‌تک افراد و خانوارها مراجعه می‌شود. اما در سرشماری ثبتی‌مبنا، به‌جای مراجعه مستقیم به همه خانوارها، از اطلاعات موجود در پایگاه‌های ثبتی و اداری استفاده می‌شود. با ارتباط و تطبیق این داده‌ها، اطلاعات آماری مورد نیاز تولید می‌شود. منظور از پایگاه‌های ثبتی و اداری، داده‌هایی است که در سامانه‌های سازمان‌ها و دستگاه‌های مختلف از جمله سازمان ثبت احوال کشور، وزارت راه و شهرسازی، وزارت کشور، فراجا و شرکت ملی پست تولید و نگهداری می‌شوند.
به این ترتیب، سرشماری ثبتی‌مبنا بر استفاده از اطلاعات ثبت‌شده در سامانه‌های اداری و تطبیق آن‌ها برای تولید آمار مورد نیاز تکیه دارد. جمع‌بندی نرخ روز سرشماری ثبتی‌مبنا روشی نوین برای جمع‌آوری آمار است که برخلاف سرشماری سنتی، نیازی به مراجعه حضوری به خانوارها ندارد. این روش با استفاده از اطلاعات موجود در پایگاه‌های داده اداری و تطبیق آن‌ها، آمار دقیق و به‌روز را در زمان کوتاه‌تری فراهم می‌کند. این رویکرد به سازمان‌ها و دستگاه‌های مختلف امکان می‌دهد تا با بهره‌گیری از داده‌های ثبت‌شده، اطلاعات آماری مورد نیاز را تولید کنند.
